ENGПеремена мест: как организовать и провести переезд
Как выбирать
Причины для переезда бывают разные – где-то арендодатель повысил арендную плату и нужна менее дорогостоящая локация, у кого-то бизнес растет и надо расширяться. В любом случае при выборе нового помещения, будет ли оно больше или меньше прежнего, есть общие принципы.
Парковка необходима для любой организации, связанной с автосервисом. При выборе помещения надо сразу выяснить, есть ли при нем стоянка, кто является собственником земли, на которой стоит здание и расположена парковка, оговорить все условия въезда и выезда сотрудников и клиентов. В Москве распространена практика продавать машино-места. Детальная проработка и оформление этих вопросов поможет избежать конфликтов из-за недопонимая в будущем.
Отопление становится заметной статьей расходов. Поэтому в процессе осмотра помещения обратите внимание на его размеры и теплоизоляцию: слишком высокие потолки и тонкие стены увеличивают расход энергии. После заключения договора будет трудно убедить арендодателя внести какие-то изменения. Уточните форму оплаты теплоснабжения, включена она в общую плату или рассчитывается отдельно. Если здание «холодное», и система отопления автономная, ваши расходы на электричество либо топливо могут оказаться очень большими. Лучше всего пообщаться с теми, кто раньше арендовал это помещение, – они точно знают, какие проблемы возникают в зимний период. При явных недостатках надо заранее согласовать с арендодателем возможность их устранения и внести в договор сроки.
Электричество сейчас есть везде, но выясните подведенную мощность. К примеру, у арендодателя имеются, скажем, 500 кВт∙ч. Но в арендуемое вами помещение заведено 50 кВт∙ч, а вам по расчетам нужно 100. На практике расходы по подведению дополнительной мощности ложатся на арендатора, но работы выполняет арендодатель. Если этот момент упустить, то после подписания договора придется самому добавлять мощность от трансформатора, а это очень дорого. При расчете потребляемой мощности обязательно закладывайте запас. Потому что всегда есть потери и пиковые периоды. Кроме того, при перегрузке вероятен перегрев проводов, что может привести к пожару.
Вентиляция необходима для всех видов деятельности и производства, и торговли и в офисе. Человек начинает ощущать дискомфорт, когда содержание углекислого газа в воздухе превышает 600 частей на миллион, то есть всего лишь 0,06%, а предельно допустимым уровнем считается 1000 ppm. И это не просто дискомфорт, снижается и эффективность работы. В результате сотрудники допускают ошибки, а также чаще покидают рабочее место. Поэтому должна быть и приточная вентиляция, и вытяжка, крайне желательно и кондиционирование – теперь жаркие дни становятся привычными. Если системы вентиляции нет, ее придется устанавливать арендатору. При этом необходимо согласовать с арендодателем место установки внешних блоков на фасаде или крыше.
Интернет в помещение должен быть подведен уже до переезда. Выясните, какие провайдеры доступны на территории. Скорее всего, в помещение уже заведен оптический канал достаточной пропускной способности, но надо рассмотреть и альтернативные предложения – возможно, у других провайдеров условия для вас будут выгоднее. При выборе провайдера стоит уточнить, есть ли у него резервный радиоканал на случай обрыва кабеля.
Если оптоволоконный канал идет далее в другие жилые дома или предприятия, то обрыв устраняют быстро. А если ваш канал только для вас, провайдер может и не спешить.
При выборе тарифов и провайдера оцените объем своего трафика и необходимую скорость, и лучше с запасом. На оптоволокне скорость можно увеличить или уменьшить, а вот с радиоканалом порой возникают сложности.
Разводку и установку компьютерных розеток обычно делает IT-специалист арендатора. Но если у вас такого нет, то за этой услугой лучше обратиться к провайдеру. Аналогичные услуги сторонних фирм порой стоят дешевле, но есть риск, что они не уложатся в срок.
Бытовые помещения в офисе необходимы. Сотрудники – живые люди, и надо предусмотреть место для хранения еды и приема пищи, возможность подключения чайников, микроволновок, холодильника. Санузлы рекомендуется раздельные с числом кабинок, пропорциональным числу мужчин и женщин.
Ремонт и каникулы
Редко удается найти помещение, которое точно подходит под ваши потребности и находится в идеальном состоянии. Поэтому надо заниматься ремонтом и перепланировкой до переезда. Разумеется, все стараются тщательно продумать планировку и составить смету, однако общеизвестно, что практически всегда смету приходится превышать. Можно обратиться к специалистам, но это недешево.
Смета и планы нужны и для переговоров с арендодателем. Все изменения необходимо согласовывать с собственником. Кроме того, практически всегда арендаторы получают арендные каникулы – до момента фактического начала работы компании в новом помещении они либо совсем не платят за аренду, либо плата существенно снижена. Продолжительность и условия арендных каникул обсуждаются в индивидуальном порядке, и для этого важно обосновать, сколько арендатору требуется времени, чтобы привести помещение в нужное ему состояние. Арендодатель будет стараться сократить каникулы до периода, необходимого только для переезда.
Условия каникул следует закрепить в договоре аренды. Ремонт будет контролировать представитель арендодателя, с которым вы должны согласовывать все свои действия.
У арендодателя уже есть свои бригады, которые делают ремонт в помещениях, сдающихся в аренду. «Его» строительный подрядчик хорошо знает само помещение, прокладку труб и проводов, а также понимает, как согласовать отключение или подключение тех или иных коммуникаций. Это спасет вас от непредвиденных рисков, расходов и сократит сроки ремонта. Сторонний подрядчик, незнакомый с объектом, может, например, повредить скрытый электрический кабель и обесточить соседей. Вам придется оплачивать восстановление и платить компенсацию ущерба.
А вот закупку материалов лучше оставить за собой: подрядчики не слишком задумываются об экономии денег заказчика, скорее наоборот. Даже если подрядчик будет настаивать на выборе дорогих материалов, вы можете попытаться найти компромисс. Чрезмерно роскошествовать не стоит: вы ремонтируете не свое помещение и ремонт с собой не заберете.
Желательно перед началом ремонта сделать подробные фото помещения и зафиксировать его состояние в акте.
Строительные компании обычно имеют стандартные договоры на подряд, но все же дайте его на проверку юристу.
Помимо денежных аспектов, надо обратить внимание и на организационные. Подрядчики часто задействуют мигрантов, у которых могут отсутствовать документы на пребывание в РФ и разрешение на работу. В договоре подряда нужно указать, что на объекте будут работать те или иные граждане. В случае проверки миграционной службой вы избежите серьезных штрафов за нарушение миграционного учета. Также следует зафиксировать, что ответственность за пожарную безопасность во время ремонта, соблюдение норм и правил по охране труда и технике безопасности несет подрядчик, а не вы.
В смете или договоре стоит указать порядок производства работ. Лучше всего организовать работы так, чтобы помещения для разных отделов готовились поэтапно и вы могли постепенно перемещать в них сотрудников.
Организация переезда
В небольших компаниях процесс переезда обычно координирует руководитель или собственник компании. В более крупных стоит назначить координатора. Важно, чтобы этот сотрудник был мотивирован и наделен полномочиями отдавать распоряжения касательно переезда руководителям всех подразделений.
Если координатор сам выбирает помещение, то он или она должны знать, как формируется цена аренды, и уметь обоснованно торговаться с арендодателем и риелтором.
Сам переезд можно осуществить своими силами или привлечь подрядчиков. С подрядчиком обычно проще, у него есть и опытные сотрудники, и оборудование. Но, поскольку оплата почасовая, спешка не в его интересах. К тому же при упаковке оборудования и товаров сотрудников подрядчика надо контролировать.
У переезда своими силами тоже есть минусы. Сотрудники компании порой не очень охотно выполняют задачи, которые не входят в их должностные обязанности – в том числе паковка и переноска мебели и техники. Однако если их замотивировать, то это окажется эффективнее, чем наем внешнего подрядчика. Сотрудники в основном знают все материальные и технические ценности и как с ними обращаться, к тому же они прямо заинтересованы в том, чтобы их мебель и рабочее оборудование доехали до нового места без повреждений. Руководители подразделений будут более ответственно подходить к организации переезда, так как ответственность за повреждения лежит на них.
У торговых компаний есть большой соблазн осуществить переезд без остановки собственно торговли. Это возможно, но требует правильных расчетов, планирования и тщательного учета. Например, сотрудникам должно быть точно известно, на каком складе, старом или новом, находятся те или иные детали. У сотрудников, занятых основной работой, просто нет времени на контроль за упаковкой и транспортировкой товаров и оборудования – в итоге грузчики отдыхают, транспорт простаивает, и сам процесс переезда затягивается.
Если есть выбор, то лучше все-таки сделать перерыв в основной деятельности, предупредив партнеров и клиентов. И лучше переезжать в летний период: во-первых, это период общего спада деловой активности, а во-вторых, так меньше проблем с погодой, чище дороги, и при погрузке-выгрузке нет проблем с микроклиматом в помещениях. Световой день перекрывает рабочее время, меньше рисков что-то потерять, забыть или сломать.
Упаковка и логистика
В первую очередь перевозить необходимо крупногабаритный товар и оборудование, тогда на новом месте будет удобно разместить его правильно. Конечно, до начала перевозки следует сделать план размещения. Торговой компании нужно прежде всего перевозить складское оборудование, стеллажи, прилавки, холодильники, чтобы было где разместить товары.
Офисную мебель и оргтехнику перевозить надо в последнюю очередь. Во-первых, чтобы до последнего момента сохранять возможность работы сотрудников, во-вторых, доставленная заранее офисная мебель будет мешать размещать оборудование и товары.
Для транспортировки небольшие предметы упаковывают на поддонах. Высота упакованного поддона обычно не превышает 1,5 метра. Груз, особенно тяжелый, надо прочно зафиксировать на поддоне – лучше всего с помощью стальной ленты с использованием натяжителя, пряжек или скоб. Стальная лента очень надежна и не порвется в том случае, если ее случайно зацепят вилы погрузчика.
Для подъема и спуска тяжелых грузов требуется специальное оборудование: машина с гидролифтом, а для самых тяжелых грузов (более трех тонн) понадобятся автопогрузчик и кран. При заказе техники надо понимать, что у манипулятора максимальная грузоподъемность заявлена только под стрелой. Если манипулятор поднимает под стрелой семь тонн, на вытянутой стреле он поднимет только пять.
Чем выше грузоподъемность транспорта, тем дешевле получается транспортировка каждого килограмма. Поэтому наиболее рациональным решением будет скомплектовать поддоны, заказать кран и транспорт и сразу загрузить фуру или даже несколько. Затем кран перегоняется на место выгрузки. В итоге ускоряется процесс загрузки и разгрузки и экономится время работы крана.
Оптимально заказать 20-тонную фуру, в которую входит до 20 поддонов. Если погода позволяет, можно заказать бортовую машину без тента. Она стоит дешевле и загрузка у нее боковая, так удобнее грузить.
В организации процесса переезда много деталей, которые мы не смогли здесь упомянуть. Но у каждой компании и у каждого города свои особенности, так что опыт именно вашей компании может быть уникальным и его придется получать самостоятельно. Желаем вам удачи!